あらゆる企業にとって電話は大切なビジネス・ツールというべきもの。情報交換の手段として使用される場合があれば、実質的なビジネス交渉に用いられることもあるでしょう。さらに注文の受注や問い合わせ、そして消費者や取り扱い企業からの問い合わせやクレームなどの用件で電話がかかってくることもあるものです。そういった案件一つ一つは企業の経験やノウハウを高めるためにも非常に有意義なもの。
しかしこれらの対応を全て自社の社員で行っていては逆に1日の大半を電話対応のみで費やしてしまうことになります。そこで社員の1日の仕事における電話応対の割合を最小限にとどめるために多くの企業が活用しているものこそ電話代行サービスです。電話代行サービスとは、本来なら企業内の社員が行うべき電話応対を全て外注先で代行してくれるサービスのこと。具体的には契約企業にかかってきた電話が外注先の電話代行サービスに自動転送されますので、担当スタッフはそれに応対してきちんと用件を承り、その通話が終わると氏名、電話番号、誰宛にかかってきたのか、その具体的な用件を簡潔に記したレポートを契約企業の担当者へと送信します。
その報告を受けた社員は、本来なら電話を受けるだけで数分から数十分の時間が費やされるところを、メールのほんの数分間のチェックだけで済ませることができるので大助かりです。また、電話代行は商品やサービスに関するコールセンターとして組織化して活用することも可能です。この場合、数人大勢のチームを作り、きちんとマニュアルなどを作成して電話の取り方、説明方法、注文の取り方などをレクチャーした上で本格稼働へと進みます。ビジネスの効率化を実現させ、大きなメリットをもたらしてくれるでしょう。