電話代行サービスは、大きく分けると2つのサービスになります。1つ目は、事務所不在中や大事な商談中にかかってきた電話を代行会社へ転送し、会社事務員としてオペレーターが応対してくれるサービスです。2つ目はコールセンター代行、受注代行などと言われていますが、電話番号を別に用意し、通販の問い合わせ・申し込みや、お客様相談窓口として会社スタッフとしてオペレーターが応対するサービスです。電話代行サービスを利用するメリットは以下の3つが挙げられます。
まず1点目が、顧客への安心感と信頼感の提供です。お客様が会社に電話を入れた時に、いきなり携帯電話へ転送されると、電話をされた方はやはり不安を感じてしまうでしょう。個人事業主の方などの場合、仕方がないケースではありますが、こういったことが続くと新規顧客を逃すだけではなく、既存顧客まで失ってしまう可能性があります。電話代行を利用することで、お客様の不安を取り除き、安心と信頼をもたらすことができます。
2点目に、時間の有効活用や効率アップが期待できる点が挙げられます。商談の最中や作業中に電話が入った時に、そのたびに中断していては目の前の仕事に集中できなくなってしまいます。このような時、電話代行を利用すれば、オペレーターがしっかりと対応してくれるので、業務に集中でき、限られた時間を有効に活用することができます。そして3点目が、コストの削減です。
電話応対のために事務員を雇うとなると、アルバイトでも月々かなりの費用になり、また雇用リスクも発生します。電話代行を利用すれば、雇用のリスクも発生せず、費用的にも圧倒的に安く抑えることが可能となります。